Vervangt thuiswerken het kantoorwerken?

Door: Lianne Groenendijk op 29 mei 2020

Het nieuwe thuiswerken is voor enkele een vloek en voor sommigen een uitkomst, maar voor de meeste mensen is het, tot waarschijnlijk 1 september, een feit. Uit het onderzoek van Nationale Vacaturebank en Intermediair bleek dat ruim de helft van de werkende bevolking thuis wil blijven werken in de toekomst. Vele organisaties hebben dan ook ‘de vaste rol van thuiswerken’ op de agenda staan. Hoe past dit in de organisatie, hoe houden we controle, welke voordelen bieden het en wat moeten we doen om de nadelen te beperken? De discussies worden gevoerd en het is duidelijk dat meer organisaties de visie ten aanzien van thuiswerken hebben herzien.

Is op kantoor werken noodzakelijk?

De Nationale Vacaturebank heeft ruim duizend Nederlandse werkenden ondervraagd naar hun mening over thuiswerken tijdens corona. Uit het resultaat blijkt dat 53% van de ondervraagden positief tegenover thuiswerken staat. Bovendien zegt 49% zelfs (deels) thuis te willen blijven werken ná de coronacrisis.

Mensen die thuiswerken met kleine kinderen of zonder de juiste faciliteiten denken daar echter anders over en zien in dat de productiviteit lastig te behalen is wanneer ze vanuit huis werken. Daarnaast is een hele belangrijke reden waarom mensen terug willen naar hun oude werkplek het gemis van collega’s. Het sociale aspect is toch wat moeilijker te verkrijgen via digitale middelen. Met voorrang op nummer één  als de grootste reden waarom mensen willen thuiswerken is dat men geen reistijd meer heeft. Op nummer twee komt het beter kunnen indelen van eigen tijd.

“We gaan een andere tijd in met hoe we naar werk kijken. Zowel werkgevers als werknemers hebben ervaren wat de voordelen zijn van thuiswerken. De vraag zal voor veel functies worden: is het voor wat je doet écht nodig dat je elke dag op kantoor bent?’’ – Maarten Naaijkens van Nationale Vacaturebank

De redenen waarom thuiswerkers liever wel of niet zo door zouden willen gaan. © Nationale Vacaturebank

Nodige aanpassingen om thuiswerken mogelijk te maken

Wanneer bedrijven denken aan thuiswerken is het belangrijkste natuurlijk het vergroten, maar in ieder geval behouden van de productiviteit van de medewerkers. Er dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt omtrent thuiswerken en de output die behaald moet worden. Daarnaast dienen de thuiswerkers ook over de juiste tools te beschikken.

Denk hierbij aan de juiste soft- en hardware zoals een computer of laptop, een printer, chatprogramma’s met webcam en headset, etc. Daarnaast moeten thuiswerkers de juiste middelen ter beschikking hebben voor een Arbo verantwoorde thuiswerkplek. Extern toegang tot alle noodzakelijke informatie is daar een component van.

Bovendien is het belangrijk om een duidelijke dagindeling te hebben. Men werkt dan zo productief mogelijk, volgens businesscoach Ruth Kudzi. Zij raadt het volgende aan:
Taken inplannen en regelmatig pauze nemen, slechts één dingen tegelijk oppakken. Hierbij is het niet nodig om de 9-tot-5-mentaliteit aan te houden, maar juist te bepalen welke momenten zij het meest productief en gedisciplineerd zijn.

Toegang tot informatie tijdens thuiswerken

Of thuiswerkers nu klantvragen beantwoorden, data analyses uitvoeren, verkoopactiviteiten uitvoeren of zich bezig houden met een nieuwe website. Voor ieder beroep is de toegankelijkheid tot informatie van wezenlijk belang.

Het is daarom aan te raden voor organisaties om alle informatie op een centrale plek op te slaan zodat iedere medewerker, onafhankelijk van de locatie waar hij/zij zich bevindt, altijd op een veilige manier bij de informatie kan.

Wellicht heeft uw organisatie dit voor het grootste gedeelte op orde, maar misschien is nog niet alle informatie digitaal beschikbaar. Lees hier meer over het digitaliseren van documenten om thuiswerken mogelijk te maken.

Is dit het einde van werken op kantoor?

Misschien heeft corona de mensheid laten inzien dat thuiswerken de oplossing is, misschien is dit het einde van kantoorbaantjes. Barnaby Lashbrooke, de oprichter van virtual assistant platform Time etc, denk echter van niet. Voor velen blijft het kantoor een productieve werkplaats. Niet al het personeel is geschikt om vanuit huis te werken, dit past niet bij hun persoonlijkheid. Hij zorgde bij zijn eigen bedrijf dat thuiswerken slechts een optie was.

“Thuiswerken moet worden afgestemd op elke individuele persoon,” zegt Lashbrooke. “Als thuiswerken voor iedereen wordt ingevoerd zonder te evalueren, is er een risico dat mensen met een behoefte aan energie en persoonlijke interactie afgezonderd en alleen thuis komen te zitten. En dat werkt misschien niet zo goed.”

Thuiswerken of kantoorwerken hoeft dus niet uitgesloten te worden. Het gaat om een goede balans. Hierbij kan bijvoorbeeld onderscheid worden gemaakt tussen individuele opdrachten en opdrachten waarbij veel overleg dient plaats te vinden.

Lianne Groenendijk Lianne is als accountmanager onder andere verantwoordelijk voor het afleggen van klantbezoeken en het onderhouden van klantrelaties. Zij staat u deskundig te woord over het digitaliseren van uw archief.