Uw documenten digitaal toegankelijk: wat zijn de voordelen?

Door: Bram Groenendijk op 27 juni 2018

Gemiddeld wordt met één boom 25 pakken papier geproduceerd. In onze blog over maatschappelijk verantwoord ondernemen gaan wij dieper in op hoe digitalisering positieve invloed heeft op onder andere het milieu. Maar het digitaliseren van uw archief brengt op meerdere vlakken voordelen met zich mee. In huidige blog benoemen wij deze voordelen.

Altijd en overal toegang tot informatie

Digitale informatie is altijd en overal toegankelijk. Omdat de informatie te allen tijde kan worden opgevraagd, kan men werken waar en wanneer men wilt. Dit sluit aan bij de modernere manier van werken, zoals flex plekken en de beweging van multinationale ondernemingen. Daarnaast is het mogelijk om toegang te verschaffen tot bestanden voor verschillende medewerkers. Er kan door u zelf worden bepaald wie wel of geen toegang heeft tot de bestanden. De bestanden kunnen tegelijkertijd met meerdere personen worden geraadpleegd. Dit is bijvoorbeeld handig bij gezamenlijke projecten.

Verhoging van de arbeidsproductiviteit

Digitalisering van documenten vermindert het aantal handmatige handelingen die nodig zijn bij het zoeken naar de juiste informatie. Niet alleen het vinden van het juiste document is sneller mogelijk. Door middel van OCR (Optical Character Recognition )wordt de tekst van een bestand doorzoekbaar gemaakt, waardoor de juiste tekst sneller te vinden is. Uitgebreide administratie wordt beter beheersbaar, waardoor er ook efficiënter gecommuniceerd kan worden naar klanten en uiteindelijk zal dat leiden tot meer klanttevredenheid.

Kostenbesparing

Zoals eerder aangegeven, wordt er ontzettend veel papier gebruikt door bedrijven. Zowel papier voor eigen gebruik als bijvoorbeeld brievenpost naar klanten. Digitale bestanden kunnen worden verzonden per e-mail. Zo worden er kosten bespaard op de aanschaf van papier en worden personeelskosten in mindering gebracht door een efficiëntere indeling van werkuren. Daarnaast is het niet meer noodzakelijk om het archief ook nog uitgeprint op te slaan, dit scheelt archiefruimte. Om papier te bewaren, is het noodzakelijk om een klimaat neutrale omgeving beschikbaar te stellen. Dit kost ontzettend veel energie en dus geld.

Kwaliteit en risicovermindering

Door documenten op één plek op te slaan, wordt de volledigheid en betrouwbaarheid van documenten meer gegarandeerd dan wanneer dezen op meerdere plekken worden vermenigvuldigd. Ook van belang: terwijl het papieren archief veroudert, blijft de kwaliteit van de digitale bestanden constant. Met betrekking tot het beperken van risico’s, is het verstandig om de digitale bestanden in de cloud te plaatsen of een back-up te maken, zodat de informatie niet verloren kan gaan. Tenslotte zorgt digitalisering voor risicovermindering op inbraak, brand of waterschade aan de documenten.

De voordelen op een rijtje:

Digitale informatie is altijd en overal toegankelijk

Sneller vinden van informatie

Besparen op kosten voor papier en opslagruimte

Het papieren archief veroudert, de kwaliteit van de bestanden blijft constant

Minder kans op het verloren gaan van documenten

Risicovermindering op inbraak, brand of waterschade