Archief digitaliseren; de argumenten voor een overtuigende businesscase

Door: Martijn Stam op 9 september 2017

Het punt dat digitaliseren een keuze was, zijn we inmiddels ruim voorbij. Digitaliseren is een must. Onderdeel van de deze transitie is voor veel organisaties het digitaliseren van archieven. Op basis van welke punten stelt u de businesscase voor archiefdigitalisering op? U leest het in deze blog.

Ten overvloede, de (klassieke) voordelen
De voordelen van beschikking over informatie in digitale vorm ten opzichte van een fysiek archief zijn inmiddels op te dreunen. Snelle beschikbaarheid van informatie en ruimtebesparing. De reden dat deze voordelen meestentijds direct genoemd worden is omdat dit de meest kwantificeerbare argumenten zijn. Ons advies is om deze voordelen bij het opzetten van een businesscase te gebruiken. Echter, bij het opzetten van een businesscase adviseren we breder te kijken dan alleen deze voordelen…

‘less-tangible’ arguments
Er zijn tal van secundaire zaken die kunnen pleiten voor het digitaliseren van archieven. Deze zaken zijn vaak niet ‘direct’ meetbaar. We noemen ze ook wel de less-tangible arguments. We sommen de argumenten hier onder op:

1. Knowledge Management

   Diep weggestopt in de kast van een voor u onbekende collega ligt een uitgevoerd onderzoek wat relevant is voor uw werkzaamheden. Omdat deze informatie passief is en niet online beschikbaar en doorzoekbaar is, weet u van het bestaan van dit onderzoek niet af en initieert u een nieuw onderzoek. Gevolg; dubbele kosten. Met een digitaal doorzoekbaar archief deelt u kennis door de gehele organisatie.

2. Reguleerbaarheid van informatietoegang

   Hierover hebben we reeds geschreven in de blog ‘Wie heeft toegang tot welke informatie’. Als er meerdere personen zijn die toegang hebben tot een archief, dan is er geen mogelijkheid om na te gaan wat uw collega met de informatie in het archief doet. Er kan informatie gewijzigd, verwijderd of toegevoegd worden zonder dat hiervoor permissie is. Ook kan het zijn dat er in de archiefruimte stukken zijn opgeslagen die niet iedereen die toegang heeft tot de archiefruimte mag inzien. In een digitale wereld heeft u hier de volledige controle over door het goed inregelen van toegang en permissies per collectie. Ook heeft u een volledige digitale audit trail en kunt u nagaan wie informatie heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd.

3. Compliancy

   Heeft u persoonsgegevens in bezit, dan stelt de Autoriteit Persoonsgegevens geen absolute termijn van bewaring vast. U bent echter wel verplicht de gegevens beslist niet langer dan noodzakelijk (voor het doeleinde waarvoor u de gegevens gebruikt) te bewaren. U kunt grote fysieke archiefcollecties echter niet dagelijks doorlopen om dit handmatig uit te voeren. Door digitale informatie te duiden en criteria vast te stellen, kunt u vernietiging van persoonsgegevens automatiseren. U vergroot daarmee de compliancy.

4. Exposure van informatie

   De raadpleegfrequentie van een archiefcollectie is vaak een argument om wel of niet te kiezen voor het digitaliseren van de collectie. Bij een lage raadpleegfrequentie wordt meestentijds direct de knoop gehakt om niet te digitaliseren. Het kan echter zo zijn dat de raadpleegfrequentie laag is vanwege de beperkte of slechte toegankelijkheid van de collectie. Raadpleegfrequentie wordt meestentijds direct gerelateerd aan de relevantie of toegevoegde waarde van een archiefcollectie. Toch zijn er genoeg voorbeelden te noemen van archiefcollecties die juist door digitalisering ineens enorm vaak geraadpleegd worden.

5. Arbeidsvreugde

   Informatie snel beschikbaar hebben werkt plezierig. Het maakt medewerkers slagvaardig. Niet alleen extern, maar ook intern. Een werkgever die faciliteert in efficiënte informatievoorziening, kweekt tevreden werknemers die iedere morgen opnieuw met zin naar hun werk gaan. Dit maakt medewerkers betrokken en efficiënt, en verkleint bovendien de kans op arbeidsongeschiktheid.

6. Continuïteitsperspectief

   De generatie millenials blijkt bij het kiezen van een werkgever mee te wegen hoe efficiënt en digitaal de processen binnen een organisatie zijn georganiseerd. Organisaties die dus blijvend nieuw (jong) talent willen aantrekken en behouden, zullen om die reden moeten faciliteren in digitale beschikbaarheid van informatie.

7. Reputatieschade

   het risico van passief beschikbare informatie (lees: grote fysieke archiefcollecties) is dat u niet eenvoudig kunt zoeken. Er zijn voorbeelden in de media van organisaties die informatie niet of niet tijdig wisten op te leveren en hierdoor enorme reputatieschade opliepen. Door de digitale zoekmechanisme’s is de kans dat u de spreekwoordelijke ‘speld in de hooiberg’  (tijdig) kunt opleveren aanzienlijk groter en zijn uw risico’s dus meer beperkt.

8. Meervoudige beschikbaarheid

   Hierbij is het verleidelijk om direct te denken aan het voordeel van beschikbaarheid op meerdere locaties tegelijkertijd. Dit is ongetwijfeld correct, maar een tweede voordeel van digitale beschikbaarheid is het hebben van een back-up van uw informatie.

9. Big Data analysis

   Het vroegere gezegde ‘cash is king’ wordt anno nu vaak vervangen door ‘content is king’. Als u archiefcollecties bezit die nu passief zijn, beschikt u na digitalisering over een enorme informatie bron voor big data analysis. Het grote voordeel wat u heeft is dat deze informatie een periode representeert van meerdere decennia.

Het kwantificeren van de less-tangible arguments
Als we de genoemde punten nader bekijken, zien we dat het meestentijds gaat over risico’s die u loopt. Het blijft lastig om deze zaken te kwantificeren. Ons advies is om de volgende zaken in kaart te brengen:

• De waarschijnlijkheid dat een risico zich voor zal doen
• De impact (directe en gevolgschade in financieel opzicht)
• De frequentie (de mate waarin een gebeurtenis zich kan herhalen)

Onze aanbevelingen:

• Voer intern onderzoek uit om de less-tangible voordelen te kwantificeren. Ons advies is om dit onderzoek te laten uitvoeren door belangeloze in deze transitie. Als de initiator of kwartiermaker voor het digitaliseren van archieven zelf de onderzoeken uitvoert, kan de uitkomst door stakeholders/financiers in latere instantie als subjectief worden beoordeeld.
• Kwantificeer niet alleen de besparingen. Een digitaal archief beheren en onderhouden kost ook geld. Neem dit mee in de kostenbegroting.
• Is de businesscase negatief, wees dan pragmatisch. Er zijn gevallen waarbij digitalisering van archieven waste of time en waste of money is. In een dergelijk is ons devies: digitaliseren om te digitaliseren; doe het niet!

Martijn Stam Martijn is als manager Research & Development verantwoordelijk voor de innovatie binnen GMS. Hij is verantwoordelijk voor onder andere de ontwikkeling van onze Track-en-trace app 'Livetrace', frameworks voor automatische beeldverwerking, (substitutie)scanning en metadatering. Heeft u specifiek inhoudelijke vragen, laat het Martijn weten!