Historisch bedrijfsarchief digitaliseren; pure emotie of toegevoegde waarde?

Door: Cees Groenendijk op 25 november 2017

Als digitaliseerder van archieven hebben we al een aantal malen prachtige historische bedrijfsarchieven gedigitaliseerd. Historische akten van oprichting of overname, foto’s van (historische) mijlpalen en allerlei ander materiaal. Wat is het nut hier van? U leest het in deze blog.

Invalshoeken

De toegevoegde waarde van een digitaal historisch bedrijfsarchief is te benaderen vanuit meerdere invalshoeken:

Toegevoegde waarde van historisch bedrijfsgegevens voor directie en andere beleidsmakers

Bij organisaties met een winstoogmerk is bij iedere investering een voor de hand liggende en klassieke vraag; wat levert het op? Terecht dat er bij concernarchief al snel wordt gedacht; leuk die oude informatie, maar het is pure emotie. Het levert niets op. De informatie is niet meer relevant voor de huidige bedrijfsvoering, omdat de wereld in rap tempo verandert.  Er zijn echter tal van spreekwoorden van politici, poëten en historici die stellen dat het verleden een bron van kennis is om in het heden en de toekomst gefundeerde keuzes te kunnen maken.

De informatie die in historische bedrijfsarchieven is te vinden, geven dan ook een goed beeld van beleidsmatige  beslissingen die men in het verleden maakte. Beslissingen waarmee men op basis van de kennis van vandaag weet of deze een positieve of negatieve uitwerking hebben gehad voor de organisatie. Historische beslissingen kunnen een handreiking bieden bij beslissingen die vandaag de dag genomen moeten worden.

Toegevoegde waarde van historisch concernarchief voor de interne organisatie

De historie van een organisatie vertelt veel over het DNA van de organisatie. De drive waarmee de ondernemer vanuit niets begon. De passie, de toewijding, het pionieren, de successen en tegenslagen. De economische hoogtijdagen en crisissen die een organisatie heeft doorstaan en de groei die werd bereikt. Het DNA van de organisatie moet door het management van een organisatie worden uitgedragen. Historische voorbeelden en beslissingen kunnen worden genoemd om dit te staven. Dit creëert een cohesie, waardoor de interne organisatie niet bestaat uit eilandjes en afdelingen, maar één club, waarbij ieder individu trots is deel uit te mogen maken van het geheel. Dit creëert betrokken en gemotiveerde medewerkers, hetgeen resulteert in een hoge toegevoegde waarde door medewerkers, en daarmee een hoge toegevoegde waarde voor en door de organisatie als geheel.

Voorbeeld digitalisering historisch archief Shell

Toegevoegde waarde van historisch archief voor klanten

Vanuit klantperspectief geredeneerd, wekt u vertrouwen en een beeld door historische informatie te delen. Het geeft aan op welke wijze de organisatie haar bestaansrecht heeft opgebouwd, het bewijst dat u toegevoegde waarde wist en weet te leveren. Kortom; het bewijst uw track record. Het kan zelfs zo zijn dat u een historie heeft die een bepaalde positieve emotie oproept bij uw klanten. Met historische informatie brengt u feitelijk over wat in de genen van de organisatie zit.

Toegevoegde waarde in maatschappelijk verband

Grote organisaties met nationale roots hebben soms zelfs een belangrijke rol in de geschiedenis gespeeld. Dit vertelt iets over de kennis en kunde en handelsgeest die breed leefde onder de bevolking. Omdat de rol van sommige organisaties verweven is met de nationale of regionale geschiedenis, is het van toegevoegde waarde voor de algemene historie om de informatie voor een breed publiek toegankelijk te stellen. Het is het erfgoed wat anno nu onze cultuur en samenleving heeft gevormd.

Conclusie

Het antwoord op de vraag of historisch bedrijfsarchief digitaliseren pure emotie is, of toegevoegde waarde levert ligt wat genuanceerder. De genoemde invalshoeken tonen aan dat het digitaliseren van bedrijfsarchieven met historische informatie toegevoegde waarde levert. Echter, is dit in de meeste gevallen dus gebaseerd op de emotie. Eén van de basisbeginselen van marketing is dat emotie vertrouwen wekt. Vertrouwen creëert overtuiging. Bottom-line kan dus worden gesteld dat het digitaliseren van historische bedrijfsarchieven meestentijds pure emotie is, maar wel daadwerkelijk toegevoegde waarde levert.

Aanbevelingen:

1. Gebruik ‘historisch’ nieuws als ‘toekomstig’ nieuws, door bijvoorbeeld foto’s of belangrijke stukken van memorabele momenten te publiceren.
2. Gebruik zowel offline als online marketingkanalen om uw historie te delen.
3. Als u content via uw website wilt aanbieden is het raadzaam een collectiebeheerssysteem aan te schaffen.
4. U kunt uw archief ook overdragen aan een regionale archiefinstelling als u uw archief in plaats van digitaliseren zou willen weggooien.
5. Inspiratie opdoen? Bezoek dan bijvoorbeeld eens het Douwe Egberts Heritage Center of lees de cases eens van Shell en Douwe Egberts.

Cees Groenendijk Cees als relatiebeheerder actief in beheren van onze relaties, met name in het werkveld van de culturele erfgoed instellingen.