Wat kan LiveTrace voor u betekenen?

Door: Martijn Stam op 21 september 2018

LiveTrace is een intern ontwikkeld serviceplatform dat bijdraagt aan de optimalisering van de dienstverlening. Dit programma kan worden vergeleken met het welbekende 'track-and-trace' voor postpakketten. Met behulp van LiveTrace blijft de klant te allen tijde op de hoogte van het project, de status is namelijk op dossierniveau traceerbaar.

Zorgeloos op de hoogte blijven

GMS begrijpt dat uw organisatie, ongeacht de aard van het project, op de hoogte wilt blijven over de voortgang van het project. Bij GMS staan zaken als inzicht en transparantie centraal. Wanneer uw organisatie een project bij GMS start, is de voortgang van het gehele project te allen tijde te raadplegen op het online serviceplatform LiveTrace. Hierdoor heeft uw organisatie 24/7 direct inzage in het project. Doordat LiveTrace gekoppeld is aan een gebruikersnaam en wachtwoord, is inzage voor meerdere personen ook een mogelijkheid.

Vanaf aankomst tot vertrek

Per zending zal GMS uw transportlijst importeren in LiveTrace. Hierdoor is het mogelijk om de status per dossiernummer te updaten gedurende de verwerking. De status wordt met behulp van LiveTrace inzichtelijk tot op dossierniveau. Uw organisatie blijft niet alleen op de hoogte van de aankomst het vertrek van het dossier. Ook kunt uw organisatie zien of het dossier al gescand is of gereed voor retour. Naast de status van het project, zal tevens de locatie zichtbaar zijn op dossierniveau. Zo kan zelfs op afstand precies worden nagegaan welke dossiers zich op de verwekingsafdeling bevinden als werkvoorraad en welke dossiers zijn opgeslagen in het archiefdepot van GMS. LiveTrace is niet alleen van toepassing op Industrieel Scannen, maar ook op het gebied van Cultureel Erfgoed. Het gehele proces van transport tot en met digitalisering en nabewerking van uw archief is 24/7 te volgen. Een geruststellend gevoel voor u als klant!

Het registreren van werkzaamheden

De lijst met dossiernummers wordt gedurende verwerking geüpdatet. De werkzaamheden worden door GMS ingelogd bij LiveTrace. Tevens wordt er automatisch een logboek bijgehouden van digitale en fysieke opvragingen. GMS zendt dit logboek periodiek aan uw organisatie. Alle output van LiveTrace wordt geëxporteerd naar een Excel bestand. Vervolgens wordt het bestand aangeleverd aan uw organisatie met de betreffende zending. Naast het registreren van de werkzaamheden, wordt de naam van de medewerker geregistreerd in LiveTrace. Bovendien worden onregelmatigheden geregistreerd. Doordat de werkzaamheden worden gekoppeld aan een medewerker, kan er gericht en grondig bijgestuurd worden bij eventuele onregelmatigheden.

Alle voordelen van LiveTrace op een rijtje

• Inzage in de voortgang van het gehele project tot op dossierniveau
• Direct online inzage
• 24/7 inzage
• Mogelijke inzage voor meerdere personen van uw organisatie
• Inzage in de status
• Inzage in de locatie
• Periodieke inzage in het logboek
• Zicht op onregelmatigheden

Martijn Stam Martijn is als manager Research & Development verantwoordelijk voor de innovatie binnen GMS. Hij is verantwoordelijk voor onder andere de ontwikkeling van onze Track-en-trace app 'Livetrace', frameworks voor automatische beeldverwerking, (substitutie)scanning en metadatering. Heeft u specifiek inhoudelijke vragen, laat het Martijn weten!